Resumo: Saiba como pagar benefícios sem cometer irregularidades.
O vale-transporte é um direito garantido por lei aos trabalhadores que utilizam transporte público para se deslocar entre a residência e o local de trabalho. A forma mais comum de fornecimento é por meio de vales eletrônicos ou cartões. No entanto, uma prática menos conhecida, porém permitida, é o pagamento do benefício em dinheiro ou até mesmo em combustível (para empregados que usam veículo próprio).
Apesar de ser uma opção viável, especialmente para empresas com colaboradores em locais de difícil acesso ou que utilizam transporte alternativo, essa modalidade exige atenção meticulosa às regras trabalhistas e tributárias. Um deslize na implementação pode transformar um benefício em um grande passivo para a empresa.
A legitimidade da modalidade
A Lei nº 7.418/1985, que rege o vale-transporte, não exige que o benefício seja fornecido exclusivamente por meio de vales ou cartões. O texto legal prevê que o empregador pode custear o deslocamento do empregado, o que abre margem para o pagamento em espécie ou outras formas, desde que comprovada a finalidade.
A IN RFB nº 2.110/2022, em seu Art. 34, corrobora essa possibilidade ao tratar das formas de pagamento, reforçando que a empresa precisa ter comprovação do destino do recurso. No caso de combustível, por exemplo, notas fiscais devem ser exigidas.
As regras de ouro para se manter em conformidade
Aqui reside o ponto crítico que demanda absoluto rigor. Ignorar essas regras é colocar a empresa em risco.
Valor exato da passagem
O valor pago em dinheiro ou o equivalente em combustível deve corresponder estritamente ao custo real das passagens necessárias para o trajeto do colaborador. Pagar um valor superior caracteriza verba salarial, e não benefício.
Desconto obrigatório de 6%
A lei é clara: o trabalhador deve participar com 6% do seu salário-base no custeio do vale-transporte. Esse desconto é MANDATÓRIO. Se a empresa não efetuar o desconto, todo o valor pago a título de transporte será considerado salário indireto, integrando a remuneração do empregado para todos os efeitos legais, incluindo cálculo de férias, 13º salário, horas extras e rescisões.
Incidência tributária correta
O benefício recebido em dinheiro deve fazer parte da base de cálculo de diversos tributos. Entenda quais são eles:
- FGTS (Fundo de Garantia): INCIDE. O valor do vale-transporte pago pelo empregador (ou seja, o total menos os 6% descontados do colaborador) integra a base de cálculo do FGTS. Não há qualquer previsão legal que isente essa verba.
- IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte): INCIDE. O valor pago pela empresa também compõe a base de cálculo do imposto de renda do funcionário.
- INSS (Instituto Nacional do Seguro Social): NÃO INCIDE. Conforme explicitado no Art. 34 da IN 2.110/2022, o vale-transporte não integra a base de cálculo para as contribuições previdenciárias. Isso vale para ambas as partes (empresa e empregado).
Os riscos da não conformidade
Descumprir essas regras, especialmente em relação ao desconto dos 6%, gera consequências graves. Vejamos quais são elas.
- Recalculo de encargos: tudo que foi pago a mais (sem o desconto) será tratado como salário. Isso significa que a empresa terá que recolher FGTS e INSS atrasados sobre esses valores, com juros e multas.
- Impactos rescisórios: na hora de uma demissão, o valor incorretamente pago como VT integrará as verbas rescisórias, elevando significativamente o custo da rescisão.
- Autuações fiscais: a empresa fica sujeita a autuações pela Receita Federal e pelo Ministério do Trabalho, gerando multas administrativas pesadas.
- Ações trabalhistas: são terrenos férteis para processos trabalhistas com pedidos de diferenças salariais e encargos.
Conformidade como estratégia de gestão
Para empresas, essa atenção minuciosa não é mera burocracia; é uma estratégia essencial de gestão de riscos. Implementar o vale-transporte em dinheiro ou combustível de forma correta é uma garantia de conformidade, que protege o negócio contra contingências fiscais e trabalhistas futuras.
Na RKita, entendemos que a complexidade da legislação pode ser um desafio. Por isso, apoiamos as empresas na correta aplicação das normas trabalhistas e tributárias. Oferecemos orientações estratégicas para que sua empresa possa fornecer o vale-transporte com segurança, seja em dinheiro, combustível ou cartão, preservando recursos e evitando passivos desnecessários.
Com a abordagem certa e o suporte especializado, gestores e profissionais de RH podem transformar um benefício obrigatório em uma ferramenta de transparência e valor para o colaborador, sempre dentro dos parâmetros legais.
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